外贸单证的使用与种类

单证是整个外贸工作的核心。新手通过学习单证,可以很清晰的将整个外贸环节串联起来。

    外贸实务中,单证的制作与出具人通常有出口商、出口国的商检等机构,货运公司以及进口商,一般规定是英文或中英文对照。

    1、合同(contract)

    Contract是统称,买卖双方均可出具。如系卖方制作,可称为销售确认书,买方出具则可称为采购确认书。除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名称、地点、签订时间、交易货物品名、付款方式、违约责任以外,还可以根据不同产品的特点附加条款。此外,正式的外贸合同,往往还有更详细的约定,比如信用证条件下的信用证开证要求,对各种不可抗力的规定等细则。

    2、发票(invoice)

    也称商业发票(commercial invoice)。外贸的“发票”概念和国内的财务发票完全不同。外贸发票是出口商自己制作出具的文件,用于说明此票货物的品名、数量、单价、总值等,以及其他一些说明货物情况的内容。发票格式不拘,但是必须包括上述要素,并全名落款。发票必须注明一个发票号码,出票时间。可以按照需要一式几份,由若干正本和副本组成,应注明“original”、“copy”字样。

    3、装箱单(packinglist)

   与外贸发票对应,性质一样,主要用于说明货物的包装情况,如品名、数量、包装方式、毛重、体积。视产品类别的需要还可以加上其他详细说明,如净重等。

    4、提单(B/L)

    提单就是货物交付货运公司以后,由货运公司出具的证明,用以代表物权,以及在目的地提货。每个船公司都有自己式样的提单,但内容则大同小异。提单是最核心单证,某种意义上就是货物的代表,货款的价值。对于提单,后面我们会专门用一个章节来了解学习。根据运输方式的不同,分为空运提单(AIR WAY BILL),海运提单(OCEAN BILL OF LOADING)及其他。但实物中以海运提单最为常见,空运提单次之。提单由货运公司根据发货人提供的发货人和收货人名址、目的地、货物描述等相关数据来填制,经发货人确认无误后签章出具。一般三正三副,任何一份正本均可提货。一经提货,其余两份即告失效。为纺织提单在传递过程中遗失,如果客户没有指明要求的话,可以只给客户一份或两份正本。除了提单上的固定栏目外,海运提单在签发的事后还必须加注“上船时间”(ON BOARD DATE)字样,这是计算实际交货期的标准。

   5、装船通知(SHIPPINGADVICE)

   船开前或不迟于船开当日,由发货人出具给收货人的装船情况通知。格式不限,但应包括一下内容:收货人、发货人、货物名、提单号、集装箱号、船名、航次、目的港、起航日和预计抵达日等项目。

   6、保险单(INSURANCEPOLICY)

   为防范国际货物运输中可能发生的毁损,对一些价值较高的货物,贸易商通常会办理保险。

  保险公司根据投保的险种开具保险单,作为货物单据之一。海运货物保险的险别,分为基本险别和附加险别两类。基本险别有平安险(FREE FROM PARTICULAR AVERAGE)、水渍险(WITH AVERAGE)和一切险(ALL RISK)三种。

   7、商检证、质量证、重量证、卫生证等(INSPECTIONCERTIFICATION OF

   QUANTITY,WEIGHT,HEALTH)

根据产品的不同,根据国家规定或按照客户需求、行业习惯,部分商品出口必须经过国家检验检疫局强制并出具检验证书。根据检验项目的不同分为质量证、重量证、卫生证等。出口必须检验的商品,厂商须先经过商检局备案登记。出口前,填制商品检验申请单(商检局那里取得),将该商品的样品送至商检局检验。检验合格后,商检机关出具商品检验放行单,凭放行单方可报关。除了国家检验局以外,也常见有客户委托第三方民间检验机构检验的。比如最著名的SGS检验公司。

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